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合资公司企业标准员工出差管理制度

1目的与适用范围
为了保证公司正常经营活动的开展,提高出差办事效率,本着合理、节约的原则,确保业务工作顺利展开,结合不同国家及地区的消费水平,对出差费用等进行控制,特制定此制度。
本制度规定了国内出差及国际出差的程序、要求及相应的实施细则。
本制度适用于海外营销公司因公司业务需要,由海外营销公司承担费用,受指派出差的公司员工。
2引用标准
QG/ML02.03-2005《办公性费用审核及报销管理》 
3管理内容
3.1 出差审批权限
3.1.1业务部门一般管理人员出差:营销中心经理审核,区域营销公司总经理审批
3.1.2职能部门、商用营业部一般管理人员出差:部长审核,海外营销公司总经理审批
3.1.3业务部门经理级人员出差:区域营销公司总经理审核,海外营销公司总经理审批
3.1.4职能部门经理级人员及区域营销公司总经理出差:海外营销公司总经理审批
3.1.5 境外出差最后须交美的-东芝开利合资公司总裁审批。
3.2 国内出差
3.2.1出差前,应在海外营销系统中提交申请,填写《临时出差申请表》(附表一),按出差审批权限报批,审批后打印。以打印出来的出差申请表为依据为其订机票或者酒店等,后续报销也需作为附件。预算申请按照标准进行控制,特殊情况请申请额外预算,额外预算需区域营销公司总经理或海外营销公司总经理审批
3.2.2参加研讨、会议、培训等,在提交《临时出差申请表》时,如有对方发出的邀请函等资料,则需附上邀请函或其它相关资料进行审批。
3.2.3复印一份已审批完毕的《临时出差申请表》给管理部购买机票人员,取得机票、车辆安排、定房等信息。
3.2.4如需借款,出差人员凭已审批的《临时出差申请表》提前3个工作日向财务部预支差旅费,返回后7个工作日内进行费用报销,交财务部进行帐务核销并结清预支款。
3.3国际出差
 3.3.1在接到出国任务时, 2天内提交《出国请示》(附表二)及《出国审批表》(附表三)。
3.3.2《出国请示》中须详细说明出国目的、随行人员、出国行程、费用预算等,连同填写好的《出国审批表》,按出差审批权限报批。其中,费用预算在海外营销系统中提交申请,审核后打印出来作为出国请示的组成部分。建议区域营销公司总经理在《出国请示》费用预算一页中加签意见。
3.3.3审批完毕后将原件交管理部签证人员办理签证事务,并复印三份,一份交购买机票人员订票,第二份用于借款,第三份用于费用报销。所有人员出国必须由美的-东芝开利合资公司审批,审批完成后方可办理签证,签证完成后方可出票。
3.3.4出国目的必须详细说明;出国行程必须安排紧凑,尽量避开客户休假日,以免浪费时间、人力、物力,严禁在出国行程中穿插安排旅游、休闲等。
3.3.5出国签证等手续办理完成后,按《出国行程表》(附表四)栏目要求填写一份详细的出国行程,按审批权限审批后交管理部购买机票人员作出票用。
3.3.6管理部购买机票人员按行程编制《出票确认书》(附件五),出行人员签名确定出国行程,管理部部长审核价格后方可传真至机票供应商出票。出票后,不得更改、退换机票,遇特殊原因,需区域营销公司总经理以上审批确认后方可更改、退换机票。
3.3.7经理级(含)以上人员出国,出差期间必须授权相关人员,以保证公司经营正常运转。区域经理出差前必须与市场部海外营销系统管理人员联系更改系统审批权限,以保证营销系统正常运行。
3.3.8出国相关费用可凭审批后的《出国请示》及《出国审批表》复印件提前5个工作日向财务预支费用,返回后7个工作日内进行费用报销,交财务部进行帐务核销并结清预支款。
3.3.9持因公护照出差的人员,在出行前2日,将身份证交至管理部签证人员处,领取因公护照。
3.3.10出差返回后,在7个工作日内提交《出差报告》或《参展报告》,交市场部市场管理人员,同时抄送给区域营销公司总经理,由市场部市场管理人员呈海外营销公司总经理阅。(报销差旅费用的需到市场部市场管理人员处核对是否已交出差报告,由其签字后财务方可报销。)
3.3.11持因公护照出国的人员,在返回第二日,应将护照交回管理部签证人员处,换回身份证,个人不得保存因公护照。
3.3.12在出差返回后第二日应及时把机票返还管理部购买机票人员。
3.4香港、澳门地区出差
3.4.1如需办理多次往返香港、澳门商务签注,须填写《往返港澳申报登记表》(附表六),如超过5人请填写《往返港澳申报登记表附表》(附表七),依次交海外营销公司总经理、美的-东芝开利合资公司总裁及集团相关领导审批,所有完毕手续完成后,管理部办理签证人员方可为申请人办理港澳通行证。户口在佛山以外的员工因工作需要前往香港、澳门地区,只能申请商务签注,历时一个月。
 3.4.2户口在佛山的员工临时前往香港、澳门地区出差,可提前15天申请旅游签注,只需要填写《临时出差申请表》,交海外营销公司总经理审批,即可出行,费用报销一样按照香港、澳门出差标准,签注费用一并纳入差旅费中进行报销。
3.4.3出差香港及澳门地区,所有人员必需乘坐船或直达巴士往返,船票和巴士票可自行购买,如遇特殊情况必需乘坐飞机,业务部门由区域营销公司总经理特批,职能部门由海外营销公司总经理特批,方可到管理部获取机票。
3.4.4其它未尽事宜,按国际出差补助说明执行。
3.5出差保险
3.5.1公司会为所有境外出差人员购买出差期间的意外及医疗保险。境外出差频率高的人员购买保险年单,临时境外出差者购买单次保险单。
3.5.2购买了境外保险的出差人员,在境外如遇意外情况,可直接拨打保险公司热线电话,或与管理部购置保险人员联系。
3.6其它
3.6.1外部门人员随海外营销公司人员出差,参照本管理办法办理相关事务,所产生的费用由财务部向其所在部门划收,如费用由海外营销公司承担的,需在出差报告上详细注明原因。
3.7相关处理处罚规定
3.7.1出差前未及时提交申请材料,导致工作不能顺利开展或出差行程延误,视情节严重处以50-200元罚款。
3.7.2出差的机票或火车票必需由管理部在集团指定的供应商处购买,由管理部统一付款,违反规定自行购买机票或火车票的,财务部有权不予报销。
3.7.3出差机票应在返回公司的第二天交管理部出票人员,出差人员不得自行报销机票费用(特殊情况需自行购买的机票除外)。
3.7.4出差返回后必须及时报销费用,逾期未报者,延迟一天扣罚报销金额的1%,以此类推。
3.7.5经理级以上(含经理)出差未授权者,每出现一次处以每人100元罚款。
3.7.6出差返回后,《出差报告》或《参展报告》未及时提交给市场部市场管理人员者处以100元罚款,未提交的不得报销出差费用。
3.7.7已经确定行程、出票订房后,由于个人原因或人为失误造成更改、退换机票、退房,或者由于不及时确认行程导致只能订购高价机票的,由当事人个人承担全部改票、退票、退房和机票超额部分等费用,并给予500-2000元罚款;由于因公司或特殊原因更改的,需提交由区域营销公司总经理以上审批的报告,详细说明原由,由审批人签署意见。
3.7.8出差中途因病或遭遇意外,或遇特殊情况需延时、需更改机票、定房等,请致电营销中心经理或区域营销公司总经理,说明更改原因,同时通知管理部购买机票人员协助更改机票、退票、更改定房等事宜。出差人员返回后,再提交详细的书面报告交海外营销公司总经理审批后,方可进行差旅费用报销。如自行更改,或因私事借故延长差期,所有费用由出差人员自行承担,同时视情节轻重给予处罚。
3.8 海外营销公司境外出差流程指引(流程图)见下页。
4 相关文件

5 其它
此制度未尽事宜,如出差补助及说明等,请参照制冷家电集团下发的QG/ML02.03-2005《办公性费用审核及报销管理》
6附件
附件一:《临时出差申请表》
附件二:《出国审批表》
附件三:《出国请示》
附件四:《出差行程表》
附表五:《出差行程更改表》
附件六:《出票确认书》
附件七:《往返港澳申报登记表》
附件八:《往返港澳申报登记表附表》


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